Bảo mật tài liệu bằng giải pháp từ Fuji Xerox

(PCWorldVN) Phần mềm ApeosWare Image Log Management có khả năng ghi nhận lại tất cả những thông tin hình ảnh được truyền tải trong quá trình xử lý tài liệu tại văn phòng làm việc.

Mặc dù mang lại hiệu quả trong việc khai thác tài nguyên hệ thống mạng, nhưng việc sử dụng chung các thiết bị văn phòng như copy, in, quét hay fax lại tạo ra nhiều rủi ro về bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

Nhằm kiểm soát và ngăn chặn rò rì thông tin từ những tài liệu, Fuji Xerox đã đưa ra giải pháp ApeosWare Image Log Management - phần mềm có khả năng ghi nhận lại tất cả những thông tin hình ảnh được truyền tải trong quá trình xử lý tài liệu tại văn phòng làm việc.

ApeosWare Image Log Management theo dõi tất cả các quy trình liên quan đến sử dụng tài liệu. Những hoạt động như copy, in, quét hay fax có thể được ghi nhận với thông tin cụ thể về người dùng, loại tài liệu, tương ứng với loại thiết bị được sử dụng.

Sơ đồ hoạt động của ApeosWare Image Log Management
Nhằm mục đích ngăn chặn rò rỉ thông tin, bất cứ tài liệu nào được copy, in quét hay gửi/nhận fax đều được lưu trữ dưới dạng hình ảnh với thông tin về quy trình và thiết bị được sử dụng tương ứng, giúp người quản lí kiểm soát hoạt động xử lý tài liệu theo từng người dùng hay nhóm người dùng. Kết hợp công cụ quản lý này với các công cụ xác thực người dùng như mật khẩu hay thẻ, mọi hoạt động của người dùng trong văn phòng đều được ghi nhận lại.

Trong trường hợp thông tin bị rò rỉ, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm đối tượng gây rò rỉ bằng cách tra lại cơ sở dữ liệu về nội dung tài liệu đã được xử lý tại văn phòng (tài liệu số thu thập được nhờ tính năng tự động nhận diện ký tự với OCR - áp dụng đối với bản Professional), từ đó có thể nhanh chóng nhận biết thời gian cũng như cách thức thông tin bị rò rỉ.

Ngoài ra, bản Professional còn tự động tìm kiếm thông tin được xác định theo điều kiện hay từ khóa. Hệ thống sẽ tạo báo cáo và gửi đến người quản lý sau một khoảng thời gian được ấn định theo mức độ quan trọng. Tính năng này giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin khi sử dụng máy đa chức năng hay các hay các thiết bị tương tự.
 

 

Từ khóa: ApeosWare Image Log Management, bảo mật doanh nghiệp, bảo mật dữ liệu, bảo mật tài liệu, Fuji Xerox, rò rỉ thông tin