Sinh hoạt chuyên đề về tăng cường hiệu quả giao tiếp bằng email

Quá trình giao tiếp qua email giữa người và người chịu nhiều rủi ro bởi có thể gặp phải rào cản tâm lý, dẫn đến giao tiếp không hiệu quả.

Ngày 19/6/2018, Trung tâm Thông tin và Thống kê KHCN TP.HCM tổ chức buổi sinh hoạt chuyên đề “Kỹ năng và văn hóa giao tiếp qua email” dành cho cán bộ viên chức – người lao động thuộc các đơn vị trong Khối thi đua 20.

Theo TS. Huỳnh Văn Thông – Trưởng khoa Báo chí trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn TP.HCM, việc giao tiếp bằng email giữa người và người có đặc thù cần lưu ý rất nhiều bởi quá trình giao tiếp này chủ yếu dựa vào ngôn từ, cần được xử lý thông tin kỹ lưỡng để tránh hiểu nhầm. Bên cạnh đó, quá trình giao tiếp bằng email cũng phải phù hợp, theo cách thức hài hòa trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau cũng như văn hóa tổ chức.

Tuy nhiên, việc giao tiếp bằng email có thể gặp phải rào cản tâm lý cùng những tác động gây nhiễu từ môi trường bên ngoài, dẫn đến mối quan hệ không hòa hợp khiến giao tiếp không hiệu quả.

TS. Huỳnh Văn Thông chia sẻ kinh nghiệm tại buổi sinh hoạt.

Để tăng tính hiệu quả khi giao tiếp bằng email, người gửi cần nhúng thêm những cảm xúc và ý đồ để tác động mạnh hơn đến người nhận, khiến thông điệp trở nên sinh động và thu được phản hồi từ người nhận.

Trong sự bùng nổ của các hình thức giao tiếp, liên lạc khác, có sự hoài nghi về tương lai của email cũng như cho rằng email đang bị lãng quên. Tuy nhiên, email có đặc thù rất riêng và nó vẫn sẽ phát triển. Facebook hay các mạng xã hội có thể tích hợp một số hình thức truyền tin thay cho email, nhưng nền tảng vẫn là email.

Tại buổi sinh hoạt chuyên đề, TS. Huỳnh Văn Thông cũng chia sẻ trong xã hội hiện đại thì năng lực thực hiện công việc (Competence) được xem trọng hơn hẳn năng lực tiềm năng (Ability). Trong đó, khung năng lực làm việc gồm 4 yếu tố là năng lực chuyên môn nghiệp vụ, năng lực nhân cách, năng lực thông tin và năng lực tổ chức. Đây là những yếu tố dùng để xác định năng lực thực hiện công việc của người lao động, là cơ sở để tổ chức xây dựng KPI đánh giá kết quả lao động. 

Từ khóa: Cesti, Hoàng Kim