Xây dựng tương lai ngành quản trị nhân sự dựa trên mạng xã hội

Trong khi mạng xã hội vẫn đang tiếp tục thống trị cuộc sống cá nhân thì các doanh nghiệp có thể gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên bằng cách khiến quy trình HR trở nên giống với mạng xã hội hơn.

Hiện nay, dù là tìm mua một món hàng, đặt chỗ một chuyến du lịch hay liên lạc với gia đình và bè bạn, người dùng hầu như đều có xu hướng tìm đến mạng xã hội. Bộ Báo cáo về Phương tiện Kỹ thuật số Toàn cầu năm 2018 của We Are Social và Hootsuite cho thấy tại châu Á – Thái Bình Dương, có tới 1,8 tỷ người sử dụng mạng xã hội, đồng thời cũng chính là những người tiêu tốn nhiều thời gian nhất cho mạng xã hội trên thế giới.

Mạng xã hội không đơn giản chỉ là câu chuyện về công nghệ mà thực tế nó đã làm biến đổi cách con người kết nối với nhau và với thế giới xung quanh. Độ phổ biến của mạng xã hội đến từ thành công của những mạng lưới toàn cầu như FacebookInstagram, chưa kể những ứng dụng được phát triển tại châu Á như Line và Zalo, chính là nhờ cách sử dụng dễ dàng và thú vị. Đồng thời, mạng xã hội còn tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ mới nổi khác để mang đến cho người dùng những nội dung phù hợp nhất với nhu cầu và sở thích của họ; cung cấp một “cửa nối” liền mạch với hoạt động bán lẻ trực tuyến, du lịch, giải trí và hơn thế nữa.

Tuy nhiên, câu chuyện tại chốn công sở lại hoàn toàn khác ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Các công cụ Quản trị Nhân sự (HR) và định hướng nghề nghiệp thường xuyên nằm trong tình trạng lỗi thời về trải nghiệm người dùng, dẫn đến những khó khăn trong việc liên lạc, phối hợp và hoàn thành công việc giữa các nhân viên của tổ chức. Chắc hẳn, ai trong số chúng ta cũng đã từng trải qua hàng giờ hoàn thành các công việc HR, để rồi bấm nhầm nút vào giây cuối cùng và vô tình xóa đi mọi công sức của mình.

Mạng xã hội là xu hướng phổ biến của giới trẻ hiện nay

Một số công ty ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương đã áp dụng các công nghệ HR mới nổi, giúp quy trình làm việc trở nên dễ dàng, thú vị và trực quan hơn, đồng thời làm sâu sắc hơn sự gắn kết của nhân viên với tổ chức. Chẳng hạn, công ty UST Global chuyên cung cấp các dịch vụ công nghệ doanh nghiệp trên 25 quốc gia khác nhau trên thế giới đã cải thiện hiệu quả xử lý công việc đến 30-40% kể từ khi hiện đại hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực. Giờ đây, nhân viên công ty có thể rút ngắn thời gian thực hiện công việc từ 20-40%, từ đó đem lại những chuyển biến đáng kể về mức độ hài lòng của khách hàng và cắt giảm thời gian đào tạo nhân viên mới xuống còn một nửa.

Trong khi mạng xã hội vẫn đang tiếp tục thống trị cuộc sống cá nhân của người dân khu vực châu Á – Thái Bình Dương, các doanh nghiệp có thể gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên bằng cách khiến các quy trình HR trở nên giống với mạng xã hội hơn. Từ các bản cập nhật cá nhân hóa thông qua một giao diện được thiết kế giống bảng tin mạng xã hội (newsfeed), đề xuất đào tạo chủ động dựa trên dữ liệu, cho đến chatbot tự động cung cấp câu trả lời nhanh chóng cho mọi vấn đề HR. Làn sóng công nghệ HR tiếp theo đã sẵn sàng cho một cuộc cách mạng về cách thu hút, gìn giữ và gắn kết nhân tài tại các doanh nghiệp thuộc khu vực châu Á – Thái Bình Dương.

Trong đó, AI là chìa khóa để áp dụng những tính năng của mạng xã hội vào những giải pháp HR. Ví dụ, để thông báo các đầu việc tiếp theo cho nhân viên, giao diện người dùng sẽ được tái thiết kế theo định dạng newsfeed dễ đọc và nắm bắt. Khi AI có khả năng học hỏi và xác định đâu là yếu tố quan trọng nhất đối với mỗi người dùng cá nhân, những tin tức nội bộ và thông tin kinh doanh chuyên sâu sẽ được bổ sung vào bảng tin này theo thời gian thực. Qua đó, nhân viên sẽ được cung cấp một bức tranh toàn cảnh được cá nhân hóa về tất cả mọi thứ họ cần biết, mà không mất thời gian tìm kiếm trong hàng trăm email.

AI không chỉ cá nhân hóa HR, mà còn khiến quy trình đó trở nên chủ động hơn. Công nghệ này sẽ mang đến các hệ thống đào tạo với đầy đủ khâu đào tạo được cá nhân hóa và các đề xuất phát triển bản thân dựa trên nguồn dữ liệu rộng lớn, trước cả khi bạn yêu cầu doanh nghiệp của mình thực hiện điều này. Những thông báo đào tạo tự động này có thể giúp nhân viên tận dụng các cơ hội đào tạo phù hợp với vai trò và những nhiệm vụ kế tiếp của bản thân; các kỹ năng mà họ cần phát triển và những lĩnh vực mà họ phải khắc phục; cũng như mục tiêu về hiệu suất làm việc và những đích đến dài hạn mà họ đã đặt ra.

Tất nhiên, không thể nói về mạng xã hội và AI mà không nhắc đến chatbot. Tự động hóa dịch vụ khách hàng trên cơ sở lợi ích chung của khách hàng và thương hiệu, chatbot đã làm biến đổi ngành dịch vụ khách hàng trên mạng xã hội. Tương tự, các bot tự động cũng được tận dụng để đơn giản hóa quy trình HR cho nhà quản trị nhân sự cũng như nhân viên doanh nghiệp. Nhờ chatbot, các câu hỏi cơ bản của nhân viên sẽ được giải đáp một cách tức thì. “Làm thế nào yêu cầu chi trả bảo hiểm y tế? Tôi còn bao nhiêu ngày nghỉ phép nữa trong năm nay?”,... Các bot có khả năng cung cấp câu trả lời ngay lập tức cho những câu hỏi thường gặp như vậy; từ đó tiết kiệm thời gian cho tất cả mọi người, giúp nhân viên mới thích nghi nhanh hơn với môi trường làm việc, cũng như giải phóng không chỉ bộ phận HR mà tất cả mọi nhân viên khỏi những công việc không cần thiết để tập trung vào những nhiệm vụ chuyên môn quan trọng hơn.

Lấy cảm hứng từ mảng xã hội và có nền tảng cốt lõi là AI, các công nghệ dành cho doanh nghiệp sẽ là chìa khóa để thu hút thành công những tài năng trẻ giàu năng lực. Thế hệ nhân lực trẻ đang được tìm kiếm mạnh mẽ hơn bao giờ hết trên toàn khu vực và họ cũng chính là những người nhiều khả năng sẽ trải nghiệm một môi trường làm việc với định hướng công nghệ hiện đại. Trong thế giới nơi mạng xã hội góp phần làm cho cuộc sống chúng ta thú vị và đơn giản hơn trên mọi phương diện, thế hệ Y sẽ không chọn gắn bó lâu dài với những doanh nghiệp không sở hữu một quy trình làm việc nhanh gọn, dễ dàng và trực quan – giống như cách họ đăng nhập vào mạng xã hội ưa thích của mình.

Trong tương lai xa hơn, chắc chắn rằng AI và trải nghiệm mạng xã hội sẽ tiếp tục có ảnh hưởng đến những công nghệ tốt nhất thuộc mảng HR. Theo Tạp chí HR, 76% nhà tuyển dụng ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương cho rằng, khi sử dụng AI như một công cụ tuyển dụng có khả năng thu hút nhiều ứng viên chất lượng hơn và khi các công nghệ dựa trên AI mới nổi tiếp tục hỗ trợ quy trình HR hoạt động nhanh, đơn giản và thú vị hơn, các doanh nghiệp cũng sẽ có thêm một cách thức mới hấp dẫn để thu hút và gắn kết các ứng viên. Đây cũng chính là định hướng tương lai về trải nghiệm nhân viên trên khắp châu Á – Thái Bình Dương.

Bài viết của ông Yazad Dalal, Giám đốc Mảng Ứng dụng Quản lý Nguồn Nhân lực trên nền tảng Đám mây, Oracle châu Á – Thái Bình Dương.

Từ khóa: chatbot, Huy Thắng, mạng xã hội, Oracle, quản trị nhân sự, trí tuệ nhân tạo